Déclaration de confidentialité

État : novembre 2026

WP-Expenses est la gestion des notes de frais pour les entreprises : l'application web, les apps iPhone, iPad et Android et le serveur sont développés et exploités par Waterproof digital media design GmbH. Nous traitons les données personnelles conformément à la loi suisse sur la protection des données (LPD).

Responsable et rôles

Waterproof digital media design GmbH
Eggenrain 16
5444 Künten
Schweiz / Switzerland
thomas@waterproof.li

L'entreprise qui utilise WP-Expenses est responsable des données de frais de ses collaborateurs. Nous traitons ces données sur son mandat et uniquement pour fournir le service. Nous sommes responsables de l'exploitation, des comptes et de la sécurité.

Données traitées

Compte : nom, adresse e-mail, langue et mot de passe (enregistré uniquement sous forme de hachage sécurisé).
Entreprise : rôle, approbateur, clients, types de dépenses et réglages.
Dépenses : commerçant, date, montant, devise, TVA, client, invités et occasion, remarques, statut et historique.
Justificatifs : photos et fichiers PDF. Ils peuvent contenir des noms, des données de carte abrégées et d'autres informations.
Données techniques : sessions de connexion (adresse IP, navigateur ou appareil, heures) et journal des modifications au sein d'une entreprise.

Appareil photo et photos

L'app n'accède à l'appareil photo et aux photos que lorsque vous saisissez un justificatif. Le texte du justificatif est lu sur notre serveur, sans service externe.

Qui voit les données

Les collaborateurs voient leurs propres dépenses. Les approbateurs voient celles des personnes qui leur sont attribuées. Les managers et les comptes en lecture seule (p. ex. fiduciaire) voient celles de toute l'entreprise. Les autres entreprises ne voient rien.

Hébergement et transmission

Les données se trouvent sur notre serveur en Suisse. Si une entreprise connecte bexio ou Abacus, nous y transférons les dépenses approuvées. Sinon, nous ne transmettons des données que si la loi l'exige. Il n'y a ni publicité ni service d'analyse ou de suivi.

Conservation

Les justificatifs et les dépenses sont conservés 10 ans, durée légale des pièces comptables. Les sauvegardes sont supprimées après 30 jours. La suppression d'une entreprise supprime ses données ; l'entreprise reste responsable de la conservation de ses documents.

Sécurité

Les connexions sont chiffrées. Les mots de passe sont enregistrés uniquement sous forme de hachage, les accès à bexio et Abacus sont chiffrés.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès, la rectification et la suppression, et saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Pour les données de frais, adressez-vous d'abord à votre entreprise, sinon à l'adresse ci-dessus.