Datenschutzerklärung

Stand: November 2026

WP-Expenses ist die Spesenerfassung für Firmen: Web-App, iPhone-, iPad- und Android-App sowie Server werden von der Waterproof digital media design GmbH entwickelt und betrieben. Wir bearbeiten Personendaten gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).

Verantwortliche Stelle und Rollen

Waterproof digital media design GmbH
Eggenrain 16
5444 Künten
Schweiz / Switzerland
thomas@waterproof.li

Für die Spesendaten der Mitarbeitenden ist die jeweilige Firma verantwortlich, die WP-Expenses nutzt. Wir bearbeiten diese Daten in ihrem Auftrag und nur, um den Dienst zu erbringen. Für den Betrieb, die Konten und die Sicherheit sind wir verantwortlich.

Welche Daten wir bearbeiten

Konto: Name, E-Mail-Adresse, Sprache und Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert).
Firma: Rolle, Genehmigende Person, Kunden, Spesenarten und Einstellungen.
Spesen: Händler, Datum, Betrag, Währung, MWST, Kunde, Gäste und Anlass, Bemerkungen, Status und Verlauf.
Belege: Fotos und PDF-Dateien. Auf Belegen können Namen, Kartenangaben in gekürzter Form und weitere Angaben stehen.
Technische Daten: Anmeldesitzungen (IP-Adresse, Browser oder Gerätename, Zeitpunkte) und ein Protokoll der Änderungen innerhalb einer Firma.

Kamera und Fotos

Die App greift nur auf Kamera und Fotos zu, wenn Sie einen Beleg erfassen. Der Text auf dem Beleg wird auf unserem Server gelesen; dafür werden keine externen Dienste verwendet.

Wer die Daten sieht

Mitarbeitende sehen ihre eigenen Spesen. Genehmigende sehen die Spesen der ihnen zugeteilten Personen. Manager/innen und Nur-Lesen-Konten (z. B. Treuhand) sehen die Spesen der ganzen Firma. Andere Firmen sehen nichts.

Speicherort und Weitergabe

Die Daten liegen auf unserem Server in der Schweiz. Wenn eine Firma bexio oder Abacus verbindet, übertragen wir genehmigte Spesen dorthin. Sonst geben wir keine Daten weiter, ausser das Gesetz verlangt es. Es gibt keine Werbung und keine Analyse- oder Tracking-Dienste.

Aufbewahrung

Belege und Spesen bleiben 10 Jahre gespeichert, weil Geschäftsbelege so lange aufzubewahren sind. Sicherungskopien werden nach 30 Tagen gelöscht. Mit der Löschung einer Firma werden ihre Daten gelöscht; die Firma ist selbst für die Aufbewahrung ihrer Unterlagen verantwortlich.

Sicherheit

Die Verbindung ist verschlüsselt. Passwörter werden nur als Hash gespeichert, Zugangsdaten zu bexio und Abacus verschlüsselt.

Ihre Rechte

Sie können Auskunft, Berichtigung und Löschung verlangen und sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren. Für Spesendaten wenden Sie sich zuerst an Ihre Firma, sonst an die oben genannte Adresse.